WhatsApp Business mehrere Mitarbeiter: so arbeitet Ihr Team mit einer Nummer

WhatsApp Business: eine Nummer auf mehreren Geräten

Die WhatsApp Business App lässt sich mit weiteren Geräten verknüpfen. Laut WhatsApp-Hilfebereich können Sie bis zu vier verknüpfte Geräte und ein Telefon gleichzeitig verwenden. Verknüpfte Geräte sind zum Beispiel WhatsApp Web im Browser, WhatsApp Desktop auf dem Computer oder ein zweites Telefon, das als begleitendes Gerät eingerichtet wird.

So verknüpfen Sie einen Computer oder ein weiteres Gerät, nach der Anleitung von WhatsApp:

1. Öffnen Sie WhatsApp Business auf dem Gerät, das Sie verknüpfen möchten. Es zeigt einen QR-Code an.
2. Öffnen Sie die WhatsApp Business App auf Ihrem Haupttelefon.
3. Auf Android tippen Sie auf das Menü, auf dem iPhone öffnen Sie die Einstellungen. Tippen Sie dann auf Verknüpfte Geräte > Gerät hinzufügen.
4. Scannen Sie mit dem Haupttelefon den QR-Code auf dem neuen Gerät.

Dabei gilt:

• Verknüpfte Geräte funktionieren auch, wenn das Haupttelefon offline ist. Wird das Haupttelefon aber länger als 14 Tage nicht verwendet, werden die verknüpften Geräte abgemeldet.
• Ein verknüpftes Gerät, das selbst 30 Tage lang inaktiv ist, wird automatisch abgemeldet.
• Das Haupttelefon brauchen Sie weiterhin, um das Konto zu registrieren und neue Geräte zu verknüpfen.
• Auf verknüpften Geräten lassen sich laut WhatsApp keine Broadcast-Listen erstellen oder ansehen, kein Live-Standort teilen und keine Statusmeldungen erstellen.

Für die Suche „WhatsApp Business Web mehrere Benutzer“ heißt das: Jeder Browser mit WhatsApp Web zählt als eines der vier verknüpften Geräte. Alle Geräte arbeiten mit demselben Konto. Ohne Abo lassen sich Chats nicht einzelnen Personen zuweisen, und Sie sehen nicht, wer welche Nachricht gesendet hat.

Geräte für Mitarbeitende: bis zu zehn Geräte mit Abo

WhatsApp bietet eine Premium-Funktion namens Geräte für Mitarbeitende (auch Multi-Agent genannt). Sie ist laut WhatsApp in einem Abo von Meta Verified für Unternehmen oder in einem Meta One-Unternehmenstarif enthalten. Der Unterschied zur Grundversion:

Eingerichtet wird die Funktion auf dem Haupttelefon unter Tools > Abos, dann Meta Verified oder Meta One und Verknüpfte Geräte. Jedem Gerät geben Sie einen Namen, etwa den der Person, die es nutzt. Einen Chat weisen Sie zu, indem Sie ihn im Chats-Tab gedrückt halten und Chat zuweisen wählen.

Auch hier gibt es Einschränkungen. Kunden sehen nicht, wer ihnen geantwortet hat oder wem ihr Chat zugewiesen ist. Konten mit mehr als vier verknüpften Geräten empfangen Anrufe nur auf dem Haupttelefon. Kündigen Sie das Abo, bleiben nur die vier zuletzt aktiven Geräte verknüpft. Außerdem weist WhatsApp darauf hin, dass die Premiumversion noch nicht überall verfügbar sein kann.

Warum ein gemeinsames Telefon im Alltag nicht reicht

Viele kleine Teams starten mit einem Diensthandy oder einem gemeinsam genutzten WhatsApp Web. Das ist schnell eingerichtet, bringt aber typische Probleme mit sich:

• Doppelte Antworten. Zwei Personen sehen dieselbe Nachricht und antworten beide, oft mit unterschiedlichen Angaben zu Preis oder Lieferzeit.
• Liegengebliebene Anfragen. Jeder denkt, ein anderer kümmert sich. Ein Chat, der als gelesen markiert ist, fällt niemandem mehr auf.
• Keine Übergabe. Wer in Urlaub geht oder krank ist, nimmt sein Wissen über laufende Gespräche mit.

Kommen Instagram, Facebook Messenger und TikTok dazu, jeweils in einer eigenen App, lohnt sich ein gemeinsamer Posteingang.

WhatsApp Business Platform: die API für Teams

Laut Meta ermöglicht die WhatsApp Business Platform Unternehmen, in großem Umfang mit Kunden zu kommunizieren. Über die Cloud API werden Nachrichten nicht in einer App auf einem Telefon gelesen, sondern in einer Software, in der jedes Teammitglied einen eigenen Zugang haben kann. Voraussetzung ist laut Meta ein Business-Portfolio. Wie die Einrichtung abläuft, erklärt der Leitfaden WhatsApp Business API einrichten, was Nachrichten kosten, der Leitfaden WhatsApp Business API Kosten.

Sie müssen die WhatsApp Business App dafür nicht aufgeben. Meta erlaubt, eine Nummer gleichzeitig in der App und in der Cloud API zu nutzen. Laut der Dokumentation von Meta gilt dabei:

• Der Nachrichtenverlauf zwischen App und API bleibt synchron.
• Sie benötigen die WhatsApp Business App ab Version 2.24.17.
• Bis zu vier begleitende Geräte bleiben möglich, außer WhatsApp für Windows und WhatsApp für Wear OS. Nach der Verbindung werden alle begleitenden Geräte abgemeldet und müssen neu verknüpft werden.
• Gruppenchats werden nicht synchronisiert, Broadcast-Listen werden deaktiviert und verschwindende Nachrichten in Einzelchats ausgeschaltet.

Zum Thema „WhatsApp Business mehrere Nummern“: Auf der Plattform beginnen neue Business-Portfolios laut Meta mit bis zu zwei registrierten Telefonnummern. Ist das Unternehmen verifiziert oder erreicht es ein Messaging-Limit von 2.000, hebt Meta die Grenze automatisch auf 20 an.

WhatsApp Business als Team-Inbox mit Karobar

Karobar ist ein gemeinsamer Posteingang mit CRM für Unternehmen, die über soziale Medien verkaufen. WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und TikTok-Direktnachrichten landen in einem Posteingang. WhatsApp verbinden Sie über die offizielle Cloud API, oder Sie verknüpfen eine Nummer, die Sie bereits in der WhatsApp Business App nutzen. Die App bleibt dabei weiter nutzbar. Mehrere WhatsApp-Nummern können im selben Posteingang liegen. Die Schritte stehen unter Connect WhatsApp.

Für die Arbeit im Team gilt:

• Eigener Zugang pro Person. Der Inhaber lädt Teammitglieder ein und legt für jede Person fest, welche Bereiche sie öffnen darf. Siehe Add your team.
• Neue Chats der Reihe nach. Karobar verteilt neue Chats abwechselnd an das Team. Meldet sich ein Kunde erneut, geht der Chat an die Person, mit der er zuletzt gesprochen hat.
• Eine Person antwortet. Nur die zugewiesene Person antwortet in einem Chat. So schreiben nie zwei Mitarbeitende gleichzeitig demselben Kunden.
• Übergabe von Hand. Chats lassen sich jederzeit an eine Kollegin oder einen Kollegen weitergeben.
• Abwesend. Wer Pause macht oder im Urlaub ist, stellt sich auf Abwesend.

Karobar AI schreibt Antwortentwürfe auf Grundlage Ihrer eigenen Produkte, Preise, Bestände und Informationen, gesendet wird von einem Menschen. Mehr dazu unter KI-Antwortentwürfe. Ihr Team arbeitet im Web oder mit der App für iPhone und Android, die dieselben Funktionen bietet.

Die Tarife Individual, Team, Brand und Enterprise enthalten 1, 3, 5 oder 10 Nutzer. Details finden Sie unter Preise. Sie können Karobar 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

Welcher Weg passt zu Ihrem Team?

Wer bereits mit der WhatsApp Business App arbeitet, muss nicht umsteigen: Über die gemeinsame Nutzung von App und API behalten Sie die App und bekommen den Team-Posteingang zusätzlich.