Viele Händler wollen die WhatsApp Business API einrichten, weil sie mit mehreren Mitarbeitern von einem Postfach aus antworten, Vorlagen verschicken und häufige Fragen automatisch beantworten möchten. Das klingt nach Technik, ist aber vor allem eine Frage der Reihenfolge: erst die Nummer und der Zugang zu Meta, dann die Verbindung, dann Vorlagen und Regeln.
Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, was Sie dafür brauchen, wie Sie Ihre Nummer in Karobar verbinden und wie Sie danach Vorlagen, automatische Antworten und Chatbot-Abläufe nutzen. Die Regeln für Nachrichten stammen von WhatsApp selbst und gelten in jedem Werkzeug. Die beschriebenen Schritte und Bildschirme sind die von Karobar. Was die Nachrichten kosten, steht im Leitfaden WhatsApp Business API Kosten.
Was Sie vor dem Start brauchen
Für die Einrichtung müssen drei Dinge bereitliegen:
- Eine Telefonnummer auf der WhatsApp Business Platform. Das kann eine neue Nummer sein, oder Sie verbinden die Nummer, die Sie bisher in der WhatsApp Business App nutzen. In diesem Fall können Sie die App weiterverwenden.
- Zugriff auf das Meta-Unternehmenskonto, dem die Nummer gehört. Ohne diesen Zugang können Sie die Nummer nicht freigeben. Klären Sie vorher, wer in Ihrem Betrieb Administrator ist.
- Ein Konto bei Karobar. Die Tarife beginnen bei 20 US-Dollar im Monat, die aktuelle Übersicht steht unter Preise.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Nummer bereits mit einem anderen Anbieter verbunden ist, fragen Sie vor dem Wechsel dort nach. Eine Nummer kann in der Regel nur an einer Stelle gleichzeitig hängen.
WhatsApp in Karobar verbinden
Die Verbindung dauert wenige Minuten, wenn der Zugang zu Meta bereitliegt:
- Kanäle öffnen. Gehen Sie in Karobar auf Einstellungen und dann auf Kanäle.
- WhatsApp wählen. Tippen Sie bei WhatsApp auf Verbinden.
- Bei Meta anmelden. Sie melden sich mit dem Konto an, das Zugriff auf das Unternehmen hat.
- Unternehmen und Nummer wählen. Wählen Sie das Meta-Unternehmen und die Nummer aus, die Sie verbinden möchten.
- Testnachricht senden. Schicken Sie sich selbst eine Nachricht und prüfen Sie, ob sie im Posteingang ankommt und ob eine Antwort zurückgeht.
Ab jetzt landen Nachrichten dieser Nummer im gemeinsamen Posteingang, zusammen mit Instagram, Messenger und TikTok. Ältere Chats aus der WhatsApp Business App werden übernommen. Nachrichten, die vor dem Verbinden gesendet wurden, öffnen aber kein Antwortfenster. Dafür braucht es eine neue Nachricht des Kunden oder eine Vorlage.
Vorlagen schreiben und genehmigen lassen
Eine Vorlage ist eine Nachricht, die Sie vorab schreiben und von Meta prüfen lassen. Nur genehmigte Vorlagen dürfen außerhalb des 24-Stunden-Fensters gesendet werden. Sie brauchen sie für Bestellmeldungen, Zahlungserinnerungen und Angebote.
- Sie schreiben die Vorlage in Karobar. Sie wird an Meta gesendet und beginnt als ausstehend.
- Eine ausstehende Vorlage kann noch nicht gesendet werden. Planen Sie also einige Tage Vorlauf ein.
- Pausierte oder abgelehnte Vorlagen lassen sich nicht senden. Überarbeiten Sie den Text und reichen Sie eine neue Vorlage ein.
- Vorlagen sind auch die Grundlage für Rundnachrichten. Mehr dazu unter WhatsApp Marketing.
Das 24-Stunden-Fenster verstehen
Frei formulierte Antworten sind nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden erlaubt. Jede neue Nachricht des Kunden öffnet das Fenster erneut. Ist es abgelaufen, bleibt nur eine genehmigte Vorlage. Karobar zeigt in jedem WhatsApp-Chat, wie viel Zeit noch bleibt, und sperrt das Eingabefeld, sobald das Fenster geschlossen ist. So geht keine Antwort verloren, ohne dass Sie es merken.
Automatische Antworten, Starter und Chatbot-Abläufe
Nach der Verbindung können Sie wiederkehrende Fragen automatisieren. Alle drei Werkzeuge arbeiten mit Texten, die Sie selbst schreiben:
- Stichwort-Antworten. Eine Regel greift, wenn die Nachricht ein Stichwort enthält, damit beginnt oder genau damit übereinstimmt. Der Antworttext ist Ihr eigener, es ist keine KI beteiligt. Mehr dazu unter automatische Antworten.
- Gesprächsstarter. Bis zu 4 Fragen erscheinen als Schaltflächen, wenn jemand einen Chat öffnet, zum Beispiel „Liefern Sie in meine Stadt?“. Wer eine antippt, erhält Ihre vorbereitete Antwort.
- Chatbot-Abläufe. Ein geführtes Gespräch mit Schritten, Schaltflächen und Listen. Abläufe laufen bei Karobar nur auf WhatsApp. Siehe Chatbots und Abläufe.
Schlüsselwörter zum Abmelden wie „stop“ oder „unsubscribe“ werden automatisch erkannt und beachtet, Sie müssen dafür keine Regel anlegen. Das schützt die Qualität Ihrer Nummer, denn wer weiter Nachrichten erhält, obwohl er aufhören wollte, meldet die Nummer oft als unerwünscht.
KI-Entwürfe, die ein Mensch sendet
Wenn keine Stichwortregel passt, kann Karobar AI einen Antwortentwurf schreiben, der auf Ihren Produkten, Preisen und Unternehmensangaben beruht. Der Entwurf ist ein Vorschlag. Er wird nicht von selbst gesendet, sondern erst, wenn ein Mensch ihn gelesen hat und auf Senden drückt. Mehr dazu unter KI-Antwortentwürfe.
Checkliste nach der Einrichtung
| Aufgabe | Warum sie wichtig ist | Erledigt, wenn |
|---|---|---|
| Nummer verbunden | Ohne Verbindung kommen keine Nachrichten an | Die Testnachricht erscheint im Posteingang |
| Zahlungsmethode bei Meta hinterlegt | Service-Nachrichten enden sonst nach der Freigrenze | Meta zeigt die Zahlungsmethode an |
| Erste Vorlagen eingereicht | Genehmigung dauert und blockiert sonst Kampagnen | Der Status ist genehmigt |
| Stichwort-Antworten angelegt | Wiederkehrende Fragen werden sofort beantwortet | Preis, Lieferzeit und Zahlung sind abgedeckt |
| Gesprächsstarter gesetzt | Kunden finden die häufigsten Antworten mit einem Tipp | Bis zu 4 Fragen sind aktiv |
| Team eingewiesen | Alle kennen das 24-Stunden-Fenster | Jeder weiß, wann nur eine Vorlage geht |
Quellen
Angaben zu anderen Unternehmen und Plattformen stammen von deren eigenen Seiten, geprüft an den genannten Daten. Preise und Regeln ändern sich; prüfen Sie die Quelle vor einer Entscheidung.
- Meta: WhatsApp Business Platform pricing (geprüft 2026-10-03)